Jeden z amerykańskich przedsiębiorców siedzibę swojej firmy urządził w nieczynnym bunkrze atomowym. Inny wynajął kajutę na statku piratów i tam przyjmuje wszystkich gości biznesowych. Przez chwilę podobne pomysły stały się rewelacją w sieci. Ale przy podobnych działaniach efekt i rozgłos wydają się znacznie ważniejsze niż realna korzyść, jaką mogą odnieść właściciele firm. Zupełnie inaczej rzecz ma się z biurami wirtualnymi. A mimo to przez wielu urzędników takie rozwiązanie wciąż jest postrzegane jako dziwactwo i ekstrawagancja.

Protokół z oględzin

W jednym ze śląskich urzędów skarbowych od kilku miesięcy przedsiębiorcy spotykają się z szykanami. Powód? Okazuje się, że nie mają własnego biura ani sekretarki wpinającej dokumenty do segregatora i parzącej gościom kawę. – Próbujemy wytłumaczyć urzędnikom, że korzystamy z usług biura wirtualnego, ale ci patrzą na nas, jakbyśmy opowiadali jakieś niestworzone brednie – mówi właściciel firmy ze Śląska. Jego zdaniem urzędnicy sprawiają wrażenie, jakby lepsza była siedziba firmy choćby w piwnicy niż innowacja polegająca na rezygnacji z własnego adresu i obsługi. – Wygląda tak, jakby podejrzewano nas, że skoro nie mamy siedziby firmy, to znaczy, że chcemy oszukać państwo, uciec od płacenia podatków czy coś w tym rodzaju – przyznaje przedsiębiorca. Marta Żminkowska z firmy mBiuro, największego w Polsce operatora biur wirtualnych, dodaje, że mniej więcej od pół roku niektóre urzędy skarbowe bardzo mocno zainteresowały się innowacyjną usługą. Ale zainteresowanie to przejawia się głównie wzmożonymi kontrolami i spisywaniem często dziwnie brzmiących protokołów. – Niektórym przedsiębiorcom z tego powodu, że nie mieli własnych biur z sekretariatem i salą konferencyjną, odmówiono nawet nadania NIP. To przykre nieporozumienie, zwłaszcza że dwa lata temu nasza firma została uznana za jednego z liderów innowacji i rozwoju. A konkurs organizowany był pod patronatem Ministerstwa Gospodarki – mówi Żminkowska. Wyjątkową cierpliwością i konsekwencją (choć może to niezbyt właściwe określenia) wykazały się dwie urzędniczki fiskusa, które przez dwa tygodnie dzień w dzień odwiedzały śląski oddział firmy mBiuro. Za każdym razem spisywały dokument określany jako „oględziny miejsca siedziby". I za każdym razem znajdowało się w nim dokładnie to samo: czajnik koloru takiego, krzesło i stół koloru takiego... Jakby urzędniczki stosowały metodę kopiuj – wklej. Dla przedsiębiorcy, którego firma podlegała tej osobliwej kontroli, rzecz jednak skończyła się w sposób mało zachęcający. Fiskus bowiem odmówił mu nadania numeru NIP. Powód? Miejsce, które odwiedzały urzędniczki, to nie siedziba! – Rozumiemy, że potrzeba jeszcze czasu i naszej cierpliwej pracy, by wszyscy urzędnicy nabrali zaufania do wirtualnych biur. I zrozumieli, że w przeważającej większości korzystają z nich uczciwi przedsiębiorcy, którzy nie mają zamiaru niczego ukrywać ani nikogo oszukiwać. Cały czas wyjaśniamy ideę swojej działalności urzędnikom. Wierzę, że prędzej czy później ją zrozumieją – tłumaczy Marta Żminkowska.

Dziesięć lat na rynku

Mimo że założona w Poznaniu firma mBiuro obchodzi właśnie swoje dziesięciolecie, w skali kraju wydaje się wciąż nowinką. Widać, że coraz chętniej przekonują się do niej zwłaszcza młodzi przedsiębiorcy, którzy nie boją się innowacji. Firma obsługuje już około 2 tys. podmiotów gospodarczych, najczęściej małych przedsiębiorców pracujących w trybie freelance, dla których posiadanie własnego biura i adresu nie ma znaczenia. – To ludzie, którzy się stale przemieszczają, czasem wręcz jeżdżą po całym świecie. A my dajemy im komfort takiej pracy, prowadząc za nich sprawy administracyjne i księgowe – wyjaśnia Żminkowska. Klient otrzymuje w wirtualnym biurze specjalny panel, do którego trafia cała korespondencja, jaką prowadzi z instytucjami państwowymi i kontrahentami. Wirtualne biuro daje przedsiębiorcy pewność, że nic się nie zawieruszy, nikt „nie odbije się od drzwi". Wszystkie listy trafiają do jego skrzynki e-mailowej, a przesłane pocztą dokumenty są skanowane, by właściciel firmy miał do nich pełny wgląd. Asystentki wirtualnego biura obsługują też firmowy telefon, a w razie potrzeby mogą przekierować rozmowę na numer podany przez przedsiębiorcę. Adres wirtualny to jednocześnie adres jego firmy, pod którym może również skorzystać z sal konferencyjnych i spotkać się ze swoimi partnerami biznesowymi. – Ideę wirtualnego biura najszybciej zrozumieli ci przedsiębiorcy, którym zależy na ograniczeniu kosztów. Nie muszą szukać i wyposażać siedziby, wydawać pieniędzy na sekretarkę i utrzymanie biura. Omija ich problem ze śmieciami produkowanymi przez biuro czy kłopot z dojazdem do pracy i parkowaniem w zatłoczonych centrach miast. W naszym wypadku widać, jak bardzo można ograniczyć wszystkie te koszty. Obsługą około 2 tys. firm zajmuje się bowiem zaledwie kilkanaście osób w dziewięciu biurach na terenie całego kraju – dodaje Marta Żminkowska.