Najnowsza interwencja Uważam Rze

Biznes

Biznes online

Rafał Kotomski

Zamiast biurka i sekretarki niemal cała administracja w sieci i telefonie komórkowym. Tak właśnie działa wirtualne biuro

Jeden z amerykańskich przedsiębiorców siedzibę swojej firmy urządził w nieczynnym bunkrze atomowym. Inny wynajął kajutę na statku piratów i tam przyjmuje wszystkich gości biznesowych. Przez chwilę podobne pomysły stały się rewelacją w sieci. Ale przy podobnych działaniach efekt i rozgłos wydają się znacznie ważniejsze niż realna korzyść, jaką mogą odnieść właściciele firm. Zupełnie inaczej rzecz ma się z biurami wirtualnymi. A mimo to przez wielu urzędników takie rozwiązanie wciąż jest postrzegane jako dziwactwo i ekstrawagancja.

Protokół z oględzin

W jednym ze śląskich urzędów skarbowych od kilku miesięcy przedsiębiorcy spotykają się z szykanami. Powód? Okazuje się, że nie mają własnego biura ani sekretarki wpinającej dokumenty do segregatora i parzącej gościom kawę. – Próbujemy wytłumaczyć urzędnikom, że korzystamy z usług biura wirtualnego, ale ci patrzą na nas, jakbyśmy opowiadali jakieś niestworzone brednie – mówi właściciel firmy ze Śląska. Jego zdaniem urzędnicy sprawiają wrażenie, jakby lepsza była siedziba firmy choćby w piwnicy niż innowacja polegająca na rezygnacji z własnego adresu i obsługi. – Wygląda tak, jakby podejrzewano nas, że skoro nie mamy siedziby firmy, to znaczy, że chcemy oszukać państwo, uciec od płacenia podatków czy coś w tym rodzaju – przyznaje przedsiębiorca. Marta Żminkowska z firmy mBiuro, największego w Polsce operatora biur wirtualnych, dodaje, że mniej więcej od pół roku niektóre urzędy skarbowe bardzo mocno zainteresowały się innowacyjną usługą. Ale zainteresowanie to przejawia się głównie wzmożonymi kontrolami i spisywaniem często dziwnie brzmiących protokołów. – Niektórym przedsiębiorcom z tego powodu, że nie mieli własnych biur z sekretariatem i salą konferencyjną, odmówiono nawet nadania NIP. To przykre nieporozumienie, zwłaszcza że dwa lata temu nasza firma została uznana za jednego z liderów innowacji i rozwoju. A konkurs organizowany był pod patronatem Ministerstwa Gospodarki – mówi Żminkowska. Wyjątkową cierpliwością i konsekwencją (choć może to niezbyt właściwe określenia) wykazały się dwie urzędniczki fiskusa, które przez dwa tygodnie dzień w dzień odwiedzały śląski oddział firmy mBiuro. Za każdym razem spisywały dokument określany jako „oględziny miejsca siedziby". I za każdym razem znajdowało się w nim dokładnie to samo: czajnik koloru takiego, krzesło i stół koloru takiego... Jakby urzędniczki stosowały metodę kopiuj – wklej. Dla przedsiębiorcy, którego firma podlegała tej osobliwej kontroli, rzecz jednak skończyła się w sposób mało zachęcający. Fiskus bowiem odmówił mu nadania numeru NIP. Powód? Miejsce, które odwiedzały urzędniczki, to nie siedziba! – Rozumiemy, że potrzeba jeszcze czasu i naszej cierpliwej pracy, by wszyscy urzędnicy nabrali zaufania do wirtualnych biur. I zrozumieli, że w przeważającej większości korzystają z nich uczciwi przedsiębiorcy, którzy nie mają zamiaru niczego ukrywać ani nikogo oszukiwać. Cały czas wyjaśniamy ideę swojej działalności urzędnikom. Wierzę, że prędzej czy później ją zrozumieją – tłumaczy Marta Żminkowska.

Dziesięć lat na rynku

Mimo że założona w Poznaniu firma mBiuro obchodzi właśnie swoje dziesięciolecie, w skali kraju wydaje się wciąż nowinką. Widać, że coraz chętniej przekonują się do niej zwłaszcza młodzi przedsiębiorcy, którzy nie boją się innowacji. Firma obsługuje już około 2 tys. podmiotów gospodarczych, najczęściej małych przedsiębiorców pracujących w trybie freelance, dla których posiadanie własnego biura i adresu nie ma znaczenia. – To ludzie, którzy się stale przemieszczają, czasem wręcz jeżdżą po całym świecie. A my dajemy im komfort takiej pracy, prowadząc za nich sprawy administracyjne i księgowe – wyjaśnia Żminkowska. Klient otrzymuje w wirtualnym biurze specjalny panel, do którego trafia cała korespondencja, jaką prowadzi z instytucjami państwowymi i kontrahentami. Wirtualne biuro daje przedsiębiorcy pewność, że nic się nie zawieruszy, nikt „nie odbije się od drzwi". Wszystkie listy trafiają do jego skrzynki e-mailowej, a przesłane pocztą dokumenty są skanowane, by właściciel firmy miał do nich pełny wgląd. Asystentki wirtualnego biura obsługują też firmowy telefon, a w razie potrzeby mogą przekierować rozmowę na numer podany przez przedsiębiorcę. Adres wirtualny to jednocześnie adres jego firmy, pod którym może również skorzystać z sal konferencyjnych i spotkać się ze swoimi partnerami biznesowymi. – Ideę wirtualnego biura najszybciej zrozumieli ci przedsiębiorcy, którym zależy na ograniczeniu kosztów. Nie muszą szukać i wyposażać siedziby, wydawać pieniędzy na sekretarkę i utrzymanie biura. Omija ich problem ze śmieciami produkowanymi przez biuro czy kłopot z dojazdem do pracy i parkowaniem w zatłoczonych centrach miast. W naszym wypadku widać, jak bardzo można ograniczyć wszystkie te koszty. Obsługą około 2 tys. firm zajmuje się bowiem zaledwie kilkanaście osób w dziewięciu biurach na terenie całego kraju – dodaje Marta Żminkowska.

Poprzednia
1 2

Wstępniak

Materiał Partnera

Jak wdrożyć SAP S/4HANA?

Nowoczesne systemy informatyczne to podstawa dobrze działającego i innowacyjnego przedsiębiorstwa. Dla wielu firm wyzwaniem nie jest wybór systemu ERP, ale jego wdrożenie. Dlaczego? Musi być...

ZAMÓW UWAŻAM RZE

Aktualne wydania Uważam Rze dostępne na www.ekiosk.pl

Komentarz rysunkowy

Felietony

Anna Czyżewska

O wynagrodzeniu bez tabu

Zdecydowana większość pracowników uznaje, że rozmowę o podwyżce powinien zainicjować szef. Polacy nie są mistrzami negocjacji. Strategia biznesowej polemiki to wizytówka przedsiębiorcy

Intermedia

• MYŚLI I SŁOWA • BEATA SZYDŁO